学会敏捷管理,团队效率就会翻倍!

学会敏捷管理,团队效率就会翻倍!

敏捷管理是一门极力减少不必要工作量的艺术。

谷歌、亚马逊、苹果、微信、京东等全球 500 强企业都在用的管理方法,适用于各行各业,被盛赞为应获“管理学的诺贝尔奖”。

它专注于让员工不受种种杂事的羁绊,激发个体斗志,释放出巨大的人类潜能,帮助我们更快地工作,更有成效地工作,在更短的时间内完成更多的工作。

不管你所从事的行业有多复杂,都可以利用敏捷管理,凡有人工作之处,敏捷管理都能起作用。

我们从5个方面来讲述如何利用敏捷管理带好团队,让工作效率立马翻倍!

一、每次延迟决策,

都在增加失败的可能性

能在1个小时内快速做出决定的项目,58%都获得了成功。

如果花超过5个小时来做决定,成功率就几乎为零。决策拖延越久,代价就越高。

敏捷管理的关键经验是,让最接近工作的人来做决定,速战速决。

敏捷管理,是大多数敏捷项目的实现方式。

与传统项目相比,敏捷项目失败的可能性不到一半,但成功概率要高得多。这是切切实实、有据可查的数字。

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某家大型全球汽车公司使用的通用日式审批制度“禀议”,一个很小的项目审批需要4、5个月的时间和35个签字。

实行“禀议”的目的是,就应该做出什么决定在管理层中达成共识。

有人拿出提议后,该提议就会在决策链中的每个人中间流通;等每个人都同意,最后经过高层领导签字同意,决定就做出了。

虽然有些决定很重要,但也有一些并不重要。

不同类型的决定应该由不同类型的人做出,需要由最了解情况的人根据既定情境做出决定。

敏捷管理流程简洁,是因为它可以将决策下放到团队层面。

在敏捷管理中,只有两个决策者,产品负责人和团队。因此,需要由利益相关者或主管做出的决策较少。

这是关键。只有真正拥有最多知识、最了解情况的人,才应该做决定。

这样才能速战速决。如果做一个决定要花5个多小时,那么这几乎是一个肯定的信号,表明你必须把它送上审批链。

1个小时!这就是目标,就是做出决定需要的时间。

二、革新做事方式

可能你无法想象,医院手术室也在用敏捷管理。

对于医院来说,一个关键问题是需要多长时间来清理和重置手术室。这里的清理指的是全面彻底的清洁。灯、地板、墙壁,整个环境。

保持手术室清洁,是生死攸关的大事。

清理和重置手术室大约需要1个小时。几十年来一直如此。

想想看,不仅是给房间消毒,他们需要与下一个医疗团队、外科医生、麻醉师和护士协调,以便在正确的地方设置正确的手术器械。

医院运用敏捷管理,观察在清理和重置手术室有哪些地方可以改善,很快,问题浮出水面。

长期以来,清洁工每人专职负责一项任务。他们意识到,如果大家合作完成同一个任务,就会更快地完成。

重复这样的合作,耗时从平均1小时缩减到半小时,有时更短,而且没有牺牲质量。

医院因此节省了多少钱,但这不是特别重要。通过敏捷管理,医院能够治疗更多的病人。

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不是通过改变技术,也不是通过添加员工。仅仅是通过观察小事,关注过程。

三、将决策层踢开

通常来说,人们在当上管理层之后,职位越高,离第一线实际发生的事情就越远,同时也越相信自己有能力解决这些问题。

但是,问题始终是存在的。

而实施敏捷管理是为了发现拖累团队的问题。因为敏捷管理能够把问题暴露在光天化日下,让团队更好地集中精力去解决。

其中一点便是先将决策层踢开,授权给合适的决策者。

日本生产电气安装设备的公司创始人山田昭夫,认为“禀议制”(上文提到)极其荒唐,应该将其取缔。

他对员工们说,你认为怎么做最好,就怎么做;让最接近工作的人来做。

然而,在大多数公司里,领导们坚持要了解一切,掌控一切,做出最后的决定,从而导致对情况了解最少的人做出种种决定。

员工不得不花费大量精力说服领导,领导也不得不去做完全不熟的事情。

因为担心得不到足够的信息,领导们就要求得到更多的信息,阻碍团队的进展。

然后,领导又开始担心自己可能会犯错误,于是就召开各种其他会议来分散决策权。

结果就是滚雪球一样,时间成本不断增加,但是效果没有任何起色。

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一家大银行曾经做出过草率决定,结果被政府罚款数千万美元,因此他们设立了风险委员会。

银行的任何提案都必须得到这个委员会的批准。委员会召开没完没了、扼杀灵魂的电话会议,一讨论就是好几个小时。

等到真正做出决定时,已经搞不清是谁提出的主意,也搞不清一开始想解决什么问题了。

至此,风险委员会不仅阻止了做出糟糕的决定,而且完全阻止了做出任何决定,最终做出一个决定需要几个月时间。

最初定义非常简单的事项很快就会超出其初衷。委员会的建立是为了确保做出错误的决定。

但是,当他们终于做出决定的时候,时机已经错过。不幸的是,这种风险委员会在金融领域已经非常普遍。

因此,敏捷管理无需召集特殊会议,问题也无需经过多个各自为政的职能部门分别处理后,再集中上报给公司高层。这种管理方式大大提升了决策速度以及信息的传递效用和透明度。

四、怎样确定团队工作量?

个人和团队都是有自尊心的,会为自己设定越来越高的目标,这是人类的天性。事半功倍并不夸张,这是所有团队的目标。

团队不自量力地过度发挥自己的能力也是人之常情。这就会导致,他们要么走捷径避免让自己和利益相关者失望,要么无法实现自己的期望。

 

预测未来工作量的最佳方式,是参考过去的工作量。估算工作量只是衡量一件工作需要付出多少努力的一种方法。

通常,管理层会坚持制定使员工最大限度施展才能的目标,以推动团队或公司的发展。

问题是,如果你说目标是X,人们会不惜一切代价去实现X,员工可能尝试走捷径,甚至明知故犯地做错事,使自己看似达到了X。长此以往,会出现各种问题。

因此,在很多公司,并不是团队勉强承揽了太多工作,而是管理层给团队压了太多担子。

典型的情况是,业务部门希望在某个日期前交付,而技术团队无法在该时间段内完成所有请求工作。

如果承诺什么都做,就无法提早完成任务。敏捷管理的重中之重是要学会拒绝。

一旦团队掌握了实际的工作完成进度,他们就能以能力有限进行反驳。

这个工作进度也可以为领导层提供更好的参考,让他们知道到什么时候能够完成哪些工作。这个时候提出拒绝并不会造成一些不必要的工作阻碍。

五、不要等待,要行动

速度很重要。

通过快速迭代——尝试,观察反应,再尝试——最终可以取得快速反馈,让解决方案出现。

我们每个人都想让计划完美无缺,但造成的结果便是决策的过程无限延长。但实际上,完美的计划是不存在的,我们处在一个随时都在变化的世界中,不可能预知其结果。

我们唯一能做的就是尝试些什么,并得到反馈。有行动总比没有行动好,千万不要犹豫不决,要行动起来。

简单一句话:不要等待,要行动!

举个例子:拿破仑的大军像波浪一样横扫欧洲,取得一个又一个胜利,短短几年就政府了整个欧洲大陆。当时,当某部队的士兵看到敌人时,一般的规则是不交战,而是上报给司令部,请示该怎么办。

拿破仑用两条简单的规则改变了这一切:

第一,见到敌人就开枪;第二,驰援枪响之处!

这两条规则允许数万发过军队自发地迅速将全部兵力投入战争,而无须得到任何人的许可或指示。

一支部队开火,附近的部队也会冲过来开火,就像野火一样蔓延开来,越来越多的法国军队向需要的地方开火。

这两条原则永远地改变了战争。

其实在某种程度上,做什么并不重要,重要的是为了学习和进步,要有行动、有所作为,才能有所为。

敏捷管理所做的就是给你一个快速的反馈,让你知道一个决定是好是坏。

敏捷管理允许你转向,改变主意,寻找一条不同的道路,朝着目标前进。每一个快速的决定都会为下一个决定提供情报。

毕竟,道路从实践中产生!

结语

敏捷管理的目的是为了降低改变想法的成本。

无论从事什么行业,你遇到的问题都是一样的,都可以在本书中找到相关模式和案例,运用敏捷管理,以超出你想象的速度帮助你解决问题。

3M、斯伦贝谢、萨博、博世公司等全球知名企业都因为敏捷管理而变得更高效。

斯伦贝谢公司节省了25%的项目成本,美国特种部队生产率实现了1250%的增长,汽车修理厂让造车速度提升6600%。

苹果、谷歌、亚马逊、微信、京东都在用!美国特种部队、荷兰国家博物馆、瑞典战斗机制造商、伦敦证券交易所、意大利小餐厅也在用!

它的核心是一次只做一件事,不做任何无用功,在更短的时间内完成更多工作。

用敏捷管理,消除管理中的浪费,提高团队效率!

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